Gestión de órdenes de compra
Gestión de órdenes de compra ▷ Definición
La gestión de órdenes de compra es una función interna de contabilidad empresarial. Las empresas utilizan un proceso de compra para adquirir inventarios, activos operativos y otros elementos necesarios para producir bienes o servicios. Las órdenes de compra representan un documento interno que otorga una autorización específica para la compra de diferentes recursos. Las compañías más grandes generalmente tienen un proceso de orden de compra más definidoque las empresas más pequeñas. Las grandes empresas crean políticas de gestión de órdenes de compra para garantizar que los empleados sigan los procedimientos operativos estándar para este proceso.Los dueños de negocios generalmente designan la autoridad de órdenes de compra para ciertas personas en el negocio. Los dueños de negocios, directores y gerentes de nivel ejecutivo a menudo permiten que los gerentes operativos aprueben órdenes de compra para su departamento. Las órdenes de compra por cantidades significativas en dólares, como varios miles de dólares, son las únicas órdenes de compra que requieren la autorización de un ejecutivo. Los propietarios de negocios y los gerentes ejecutivos delegan esta capacidad para garantizar que las operaciones comerciales de la compañía puedan continuar sin supervisión excesiva.
Las empresas pueden usar un sistema de gestión de órdenes de compra que requiere una revisión de varios proveedores o proveedores. Este requisito garantiza que la empresa obtenga el menor costo posible de recursos económicos. Empresas de fabricación, producción y construcción utilizan comúnmente una oferta / propuesta de sistema de orden de compra . Un sistema de oferta / oferta permite a los proveedores y proveedores presentar a una empresa información específica relacionada con las compras de recursos económicos. Los proveedores y proveedores detallarán el costo de cada artículo, el proceso de entrega disponible y el tiempo necesario para completar todos los servicios enumerados en la oferta / propuesta. Este proceso alivia a la compañía de hacer grandes cantidades de trabajo de pies relacionado con la adquisición de recursos económicos.
Las grandes empresas a menudo tienen un departamento de compras que es el único responsable de adquirir recursos. Este departamento toma la orden de compra autorizada y la envía al proveedor o proveedor. El departamento de compras revisa la disponibilidad de los productos para asegurarse de que el proveedor pueda completar todas las obligaciones contractuales en la orden de compra. Problemas de seguimiento o alteraciones en la orden de compra pueden ser enviados al gerente de operaciones para su aprobación. El departamento de compras es simplemente una función intermedia que maneja el proceso de pedido en el sistema de administración de órdenes de compra.Una vez que se reciban o completen los bienes o servicios, los proveedores y proveedores enviarán a la empresa una factura para solicitar el pago. Esto comienza el proceso final del sistema de gestión de órdenes de compra. La factura es revisada por el departamento de contabilidad de la empresa. En el departamento de contabilidad, las cuentas por pagar son responsables de revisar el papeleo de la orden de compra y emitir los pagos. Muchas empresas utilizan un sistema de emparejamiento de tres vías. Los empleados de cuentas por pagar revisarán la orden de compra interna contra la documentación que recibe y las facturas del proveedor. Las compañías solo emitirán pagos cuando los tres documentos coincidan. Los empleados de contabilidad ingresarán la información en el software de contabilidad de la compañía, imprimirán un cheque y harán que un firmante autorizado firme el pago del problema al proveedor.