Propuesta de proyecto
Propuesta de Proyecto ▷ Definición
Las propuestas de proyectos son documentos diseñados para presentar un plan de acción, describen las razones por las cuales es necesaria la acción y convencen al lector para que acepte y apruebe la implementación de las acciones recomendadas en el cuerpo del documento. En muchos casos, el documento se redacta como respuesta a una Solicitud de propuesta (RFP) emitida por un cliente actual o potencial. Sin embargo, un documento de este tipo también puede estar preparado para cumplir un propósito interno, especialmente cuando alguien dentro de la empresa tiene una idea de cómo hacer que la empresa sea más rentable o eficiente y necesita autorización y respaldo para implementar la acción.En cualquier situación, una propuesta de proyecto estará claramente organizada para que los lectores puedan seguir una progresión lógica del pensamiento hasta la conclusión. Muchas propuestas de muestra ofrecen una guía básica que puede ayudar a incluso los principiantes a entrar en el giro de la escritura efectiva de propuestas. Los lineamientos generalmente identifican cinco componentes o secciones clave de cualquier propuesta de proyecto: la introducción, antecedentes, estrategia, presupuesto o financiamiento y resultados.
Con la sección introductoria de una propuesta de proyecto, la idea es decirle a los lectores de qué se trata el proyecto, y por qué vale la pena tomarse el tiempo para considerar el proyecto en primer lugar. Esencialmente, esta sección sirve para validar el tiempo y el esfuerzo invertido en presentar los datos, así como el tiempo necesario para leer y considerar los méritos y la viabilidad del proyecto en sí. La introducción no es el lugar para presentar las tuercas y los pernos del proyecto, solo para establecer su potencial y cultivar suficiente interés para alentar al lector a aprender más.
El trasfondo expone los puntos básicos de la introducción, a menudo citando razones específicas por las cuales el plan del proyecto es bueno, basado en datos históricos, proyecciones de necesidades y desempeño futuros y las circunstancias actuales del negocio. Los antecedentes ayudan a construir el caso de cómo el proyecto puede satisfacer las necesidades que han surgido debido a acciones pasadas, al tiempo que anticipa las necesidades futuras y las aborda de manera oportuna. En su mayor parte, la sección de antecedentes establecerá firmemente que se debe hacer algo y allanará el camino para aprender cómo se puede lograr algo.
Con la sección de estrategia de la propuesta del proyecto, el objetivo es describir todos los procedimientos necesarios para que el proyecto tenga éxito. A menudo, la estrategia ayuda a definir objetivos a corto y largo plazo para el proyecto, explica cómo realizar sistemáticamente cada paso y qué tipo de rendimiento se puede esperar del esfuerzo. Aquí, el lector comienza a tener una idea de lo importante que es el proyecto y el potencial que tiene para ayudar a la empresa a hacer un mejor uso de los recursos disponibles y posicionarse para el futuro. El presupuesto La sección trata sobre lo que la mayoría de los tomadores de decisiones deben saber antes de aprobar cualquier proyecto: cuál es el costo que implica la implementación de la propuesta del proyecto. En esta sección, se debe respaldar los detalles con datos y cifras que estén bien investigados y que cubran todos los aspectos imaginables del financiamiento necesario para lanzar y mantener el proyecto a lo largo del tiempo. Muchas propuestas fallan aquí, debido a la falta de detalles y evidencia de apoyo para los detalles que se incluyen.
Finalmente, la propuesta del proyecto apunta al resultado de la implementación del proyecto. Esta es la sección donde se explican claramente todos los beneficios. Las ventajas pueden incluir elementos tales como reducir los costos operativos, aumentar el perfil público de la empresa, generar más ventas o aumentar las ganancias debido a un uso más eficiente de los recursos disponibles. Al igual que con el detalle del presupuesto, es importante que todos los beneficios mencionados puedan ser respaldados por otros datos para ser considerados seriamente.
Escribir una propuesta es a veces más fácil cuando se proporciona una solicitud de propuesta formal. A menudo, la solicitud de propuesta expondrá la estructura básica de la propuesta, proporcionará pistas invaluables sobre la información específica que sea de interés para el cliente potencial y definirá el orden en que se presentan los datos. Cuando se proporciona una RFP, es esencial seguir las especificaciones del documento a la carta. De lo contrario, la propuesta se dejará de lado y se adjudicará el negocio a uno de los otros proveedores que sí siguieron las disposiciones.