Procedimientos de contratación
Procedimientos de adquisición ▷ Definición
Cada organización que compra bienes o servicios tiene procedimientos de adquisición estándar , los métodos que utilizan para adquirir esas cosas. Estos procedimientos cubren todos los aspectos del ciclo de adquisición , incluida la selección del proveedor, las negociaciones del contrato, la colocación de la orden y el pago. Todas las firmas tienen procedimientos de adquisición, y se utilizan para controlar la actividad de gastos, garantizar que las aprobaciones adecuadas están en su lugar y reducir el riesgo de pago excesivo. La actividad de compras o compras abarca todas las actividades de gasto, excluyendo la nómina, y con frecuencia representa más del 50 por ciento de todos los gastos.La fuerza motriz principal para el desarrollo de los procedimientos de adquisición es controlar todos los gastos. Los procedimientos reales utilizados pueden variar ligeramente pero serán similares. Un proceso de aprobación apropiado generalmente implica una separación de tareas y la participación de los gerentes senior en transacciones que cuestan más que un precio específico. Otro procedimiento estándar de adquisición es limitar el acceso a los formularios de pedido de compra y requerir una autorización firmada de un gerente que no sea la persona que utiliza los productos. Esta separación del destinatario de la mercancía y la aprobación está diseñada para garantizar que un miembro del personal superior conozca el pedido y pueda confirmar que los materiales son necesarios y se utilizarán para el propósito adecuado.
Otro procedimiento de adquisición común es crear una lista corta de proveedores preaprobados para productos específicos. Los proveedores se agregan a la lista a través de un proceso de licitación que se lleva a cabo de forma programada. Este proceso está diseñado para ser transparente y ofrecer a la empresa la oportunidad de obtener descuentos en el precio, cumplir con los estándares de calidad y garantizar la puntualidad de la entrega. Los riesgos para una empresa sin los procedimientos de adquisición adecuados son gastos excesivos, la imposibilidad de lograr un buen valor y la compra de fraudes. Muchas personas que no tienen capacitación en contabilidad o adquisiciones resienten los pasos involucrados en una solicitud de compra. Sin embargo, estos procesos están diseñados para ahorrar tiempo y dinero.
Otros procedimientos comunes de adquisición incluyen el establecimiento de umbrales de valor que desencadenan diferentes actividades de adquisición. Por ejemplo, las compras que cuestan más de cierta cantidad pueden requerir que una orden de compra sea aprobada por dos niveles de administración. Una orden de compra a un precio mucho más alto puede requerir que se emita una propuesta .
En algunos casos, a las empresas se les puede exigir que defiendan sus contratos de compra. Si un proveedor que participó en el proceso de licitación siente que no se les brindó una oportunidad justa para competir, se puede presentar una demanda. El derecho contractual es una fuente de una gran cantidad de actividad legal, y las empresas con procedimientos de contratación sólidos están en la mejor posición para defender sus decisiones comerciales.